ZUS otrzymał setki tysięcy wniosków o zaświadczenia stażowe. Nie każdy dokument zostanie jednak wydany. Sprawdź, dlaczego, i jak uniknąć takiej sytuacji.
Spis treści:
Ponad 360 tysięcy wniosków o tzw. zaświadczenia stażowe trafiło już do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dokumenty te są potrzebne m.in. do doliczenia dodatkowych okresów do stażu pracy, co może mieć wpływ np. na wymiar urlopu.
Nie każdy jednak otrzyma zaświadczenie. ZUS do tej pory odmówił ich wydania w ponad 58 tysiącach przypadków.
– Nie wydamy zaświadczenia, gdy nie ma u nas żadnych dokumentów potwierdzających czyjąś pracę czy zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych. Tak jest np. w przypadku studentów, którzy do 26 roku życia, pracując na umowie zlecenia nie odprowadzają składek do ZUS – tłumaczy Wojciech Dyląg, rzecznik prasowy ZUS na Podkarpaciu.
Wyjaśniamy, komu przysługuje dokument, jak go uzyskać i co zrobić w razie odmowy.
Czym jest zaświadczenie stażowe z ZUS?
Zaświadczenie stażowe to dokument potwierdzający określone okresy ubezpieczenia, które od 2026 roku mogą zostać zaliczone do stażu pracy, nawet jeśli nie były wykonywane na podstawie umowy o pracę. ZUS rozpatruje wnioski zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego i ma na to maksymalnie 7 dni.
Nowe przepisy obowiązują:
- od 1 stycznia 2026 r. – w jednostkach sektora finansów publicznych,
- od 1 maja 2026 r. – u pozostałych pracodawców.
To oznacza, że pracownicy mogą wliczyć do stażu pracy także inne formy aktywności zawodowej, o ile uzyskają odpowiednie zaświadczenie z ZUS.
Jakie okresy można doliczyć do stażu pracy?
Kodeks pracy precyzyjnie wskazuje okresy, które mogą zostać zaliczone do stażu. Chodzi m.in. o czas, gdy osoba:
- prowadziła działalność gospodarczą i opłacała składki emerytalne i rentowe lub wypadkowe,
- pracowała na umowie zlecenia, umowie agencyjnej lub innej umowie o świadczenie usług objętej ubezpieczeniami,
- była objęta ubezpieczeniami jako osoba współpracująca,
- korzystała z tzw. ulgi na start i była zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego,
- sprawowała osobistą opiekę nad dzieckiem w czasie zawieszenia działalności gospodarczej,
- sprawowała opiekę nad dzieckiem jako osoba współpracująca.
Warunkiem jest, by ZUS posiadał dokumenty potwierdzające zgłoszenie do ubezpieczeń.
Jak złożyć wniosek o zaświadczenie?
Wniosek o zaświadczenie stażowe można złożyć wyłącznie elektronicznie przez konto na platformie eZUS. Od 1 stycznia 2026 r. dostępny jest formularz: „Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy” (USP).
ZUS dodał w systemie nowy kafelek, który prowadzi bezpośrednio do formularza, co znacznie ułatwia jego znalezienie i wypełnienie.
Gdy dokument lub decyzja pojawi się na koncie w eZUS, ubezpieczony zostanie automatycznie powiadomiony – SMS-em, e-mailem lub przez aplikację mZUS, jeśli ma włączone powiadomienia. Warto je aktywować, by nie przegapić odpowiedzi.
Zaświadczenia wygenerowane w systemie ZUS są ważne także bez odręcznego lub elektronicznego podpisu. Zamiast niego zawierają nadruk imienia i nazwiska oraz stanowiska osoby upoważnionej do wydania dokumentu.
Kiedy ZUS odmawia wydania zaświadczenia USP?
Najczęstsze powody odmowy to:
- praca na umowie zlecenia w czasie studiów lub nauki przed ukończeniem 26 lat (brak obowiązku składek),
- brak obowiązkowych ubezpieczeń społecznych z danego tytułu,
- błędy lub brak dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych,
- brak danych o zgłoszeniu do ubezpieczeń w systemie ZUS.
W takich przypadkach ZUS wydaje decyzję odmowną.
Co zrobić, gdy ZUS odmówi?
– Jasnym jest, że jeżeli na koncie naszego klienta nie będzie informacji o zgłoszeniu do ubezpieczeń, to dostanie on decyzję z odmową wydania zaświadczenia. Jednak jeśli klient posiada dokumenty, które potwierdzają wykonywanie danej aktywności zawodowej, może złożyć wniosek o postępowanie wyjaśniające i dołączyć je do tego wniosku – wyjaśnia Wojciech Dyląg.
Można to zrobić:
- elektronicznie przez eZUS (wniosek ogólny POG),
- listownie,
- osobiście w dowolnej placówce ZUS.
W razie wątpliwości ZUS zachęca do kontaktu telefonicznego pod numerem 22 560 16 00, skorzystania z e-wizyty lub wizyty w placówce.
