Rzeszowskie i podkarpackie firmy tracą pieniądze w pięciu miejscach. Sprawdź, w którym z nich tracisz Ty

Zacznę od jednej myśli, na której opiera się cała moja praca: organizacja bez interwencji nie stoi w miejscu, tylko się cofa. Procesy same się nie naprawiają. Każdy tydzień bez porządkowania to tydzień, w którym jest trochę więcej bałaganu, a nie tyle samo. Fizycy nazywają to entropią. W Problementalizmie, mojej autorskiej teorii, używam tego słowa do opisu nieporządku, który pochłania pieniądze i czas, a niczego nie buduje.

Dobra wiadomość jest taka, że ten nieporządek nie jest losowy. Przyjmuje pięć powtarzalnych form, i każdą da się rozpoznać po objawach. Wystarczy wiedzieć, czego szukać.

W poprzednich tekstach opisałem już dwa przypadki z naszego regionu. Pierwszy to firma z sektora OZE, w której nikt nie używał nowej aplikacji (link niżej). Drugi to podkarpacka firma, która co miesiąc traciła nawet dwa dni na ten sam szok przy płatności VAT.

Oba to formy chaosu, które opiszę poniżej.

Co to jest: praca, która odbywa się wyłącznie po to, żeby skompensować brak systemu.

Jak wygląda w praktyce:

• ktoś co poniedziałek ręcznie przenosi dane z jednego miejsca w drugie,
• raport generuje człowiek, choć mógłby się generować sam,
• klient pyta o status zamówienia, bo system go nie informuje.

Dlaczego to kosztuje: każde ręczne powtórzenie to koszt bez żadnego zysku na przyszłość. Praca znika razem z człowiekiem, który ją wykonał, i nie buduje niczego trwałego.

Test diagnostyczny: czy usunięcie tej osoby ze stanowiska zatrzymałoby ten proces całkowicie? Jeśli tak, to jest Entropia Procesowa.

Przykład z życia to wspomniana firma z VAT-em. Wszyscy wiedzieli, że podatek będzie, ale nie było mechanizmu, więc co miesiąc ludzie szukali pieniędzy ręcznie. Problem zniknął dopiero wtedy, gdy mechanizm zbudowano.

Co to jest: firma traci energię, bo decyzje wracają do jednej osoby zamiast być obsłużone przez reguły.

Jak wygląda w praktyce:

• wszystkie wyjątki trafiają do właściciela,
• pracownicy pytają o pozwolenie na rzeczy, które powinny być standardem,
• zamiast protokołów są spotkania, na których co tydzień omawia się to samo.

Dlaczego to kosztuje: każda decyzja przepuszczona przez ludzką głowę zamiast przez regułę to czas, uwaga i ryzyko błędu. A uwaga właściciela jest zasobem, którego nie da się odnowić.

Eliyahu Goldratt, twórca Teorii Ograniczeń, ujął to tak:

Test diagnostyczny: ile decyzji dziennie podejmujesz, które mógłby podjąć protokół?

Co to jest: wiedza o tym, jak się coś robi, istnieje wyłącznie w głowach ludzi i nie jest nigdzie zapisana.

Jak wygląda w praktyce:

• kluczowa osoba odchodzi i zabiera ze sobą „jak to się robi",
• nowy pracownik przez trzy miesiące pyta kolegów, bo dokumentacji nie ma,
• błąd powtarza się regularnie, bo nikt nie zapisał, że już kiedyś go popełniono.

Dlaczego to kosztuje: niezapisana wiedza zanika. Ludzie zapominają, odchodzą, chorują. Firma płaci wtedy za nauczenie się tego samego po raz kolejny.

Test diagnostyczny: ile razy w ostatnim roku nowy pracownik popełnił błąd, o którym „wszyscy wiedzieli"?

Co to jest: informacja nie dociera tam, gdzie jest potrzebna, w czasie, w którym jest użyteczna.

Jak wygląda w praktyce:

• klient nie wie, co się dzieje z jego sprawą,
• jeden dział nie wie, że drugi właśnie zmienił procedurę,
• faktura jest wysłana za późno, bo nikt nie wiedział, że projekt się skończył.

Dlaczego to kosztuje: informacja ma datę ważności. Po jej upływie z cennej wiadomości staje się szumem albo wręcz problemem. Peter Senge, badacz z MIT, pokazał, że opóźniona informacja to opóźniona reakcja, a opóźniona reakcja wzmacnia problem.

Test diagnostyczny: ile problemów w ostatnim kwartale miało jako przyczynę zdanie „nie wiedziałem"?

Co to jest: system został wdrożony, ale organizacja wróciła do starych nawyków.

Jak wygląda w praktyce:

• CRM jest kupiony, a wszyscy piszą w Excelu,
• automatyzacja jest zbudowana, ale używa jej jedna osoba,
• szkolenie się odbyło, a zachowania się nie zmieniły.

Dlaczego to kosztuje: to najdroższa forma chaosu, bo firma płaci dwa razy. Raz za wdrożenie, a drugi raz za powrót do punktu wyjścia. Tak było w firmie z OZE, o której pisałem w pierwszym artykule: system był dopasowany do ich pracy, a mimo to nikt go nie używał, bo zarząd sam z niego nie korzystał.

Test diagnostyczny: ile narzędzi opłacasz co miesiąc, z których nie korzysta więcej niż połowa zespołu?

Weź kartkę i odpowiedz na pięć pytań testowych. Dla każdego chaosu zapisz jedno słowo: „często", „czasem" albo „nigdy". Zobaczysz, że zwykle jeden albo dwa wychodzą mocno, a reszta jest spokojna. To są Twoje główne koszty ukryte.

Potem zrób to, od czego zaczyna się cała praca w Problementalizmie: wybierz jeden i opisz go tak, jak pokazałem w poprzednim tekście. Co dokładnie się dzieje, kiedy się zaczęło, kogo dotyka, co robicie, gdy się pojawia, i ile razy w roku. Dodaj czas ludzi i ich stawkę. Wynik to Twój pierwszy rachunek tego, ile kosztuje chaos.

Jest jeszcze jedna rzecz, o której warto pamiętać, zwłaszcza teraz, gdy wszyscy chcą „coś zrobić z AI". Automatyzacja nie usuwa chaosu. Ona go przyspiesza. Jeśli proces jest nieuporządkowany, zautomatyzujesz nieuporządkowany proces i dostaniesz bałagan, tylko szybszy.

Dlatego kolejność jest zawsze ta sama: najpierw nazwij, który z pięciu chaosów masz, potem policz, ile kosztuje, a dopiero na końcu wybieraj narzędzie. Nie odwrotnie.

Chaos, który widać, jest w połowie rozwiązany. Ten, który nazywasz „tak się u nas robi", kosztuje najwięcej.

Wybierz dziś jeden z pięciu i nazwij go po imieniu.